Penutup surat merupakan bagian penting dalam komunikasi bisnis yang sering kali diabaikan. Pada konteks profesional, memiliki penutup surat yang tepat dapat meningkatkan kesan dan efektivitas komunikasi kita kepada penerima surat.
Pentingnya memiliki penutup surat yang profesional dapat dilihat dari contoh-contoh penutup surat yang kurang tepat. Misalnya, penutup surat yang terlalu informal atau kurang sopan dapat memberikan kesan kurang serius dan kurangnya profesionalisme dari pengirim surat.
Sebaliknya, dengan memiliki penutup surat yang profesional, kita dapat mengkomunikasikan pesan dengan lebih jelas dan tegas. Penutup surat yang profesional juga dapat memberikan kesan bahwa kita adalah seseorang yang serius dalam bisnis dan memperhatikan detail-detail penting dalam komunikasi tertulis.
Artikel ini membahas :
Pengenalan Penutup Surat Profesional
Penutup surat yang profesional sangat penting dalam setiap komunikasi bisnis. Penutup yang baik dapat memberikan kesan yang positif kepada penerima surat dan meningkatkan profesionalitas Anda sebagai pengirim. Sebaliknya, penutup yang tidak profesional dapat merusak citra Anda dan membuat penerima surat meragukan kepercayaan dan kompetensi Anda.
Contoh Penutup Surat yang Tidak Profesional
Penutup surat yang tidak profesional biasanya berisi ungkapan yang terlalu informal, kurang sopan, atau tidak relevan dengan konteks surat. Misalnya:
“Tolong diberi tahu jika ada pertanyaan lain. Terima kasih, bro!”
Penutup seperti ini tidak sesuai dengan standar komunikasi bisnis yang baik dan dapat memberikan kesan kurang serius atau tidak profesional. Selain itu, penggunaan kata “bro” juga terlalu informal dalam konteks komunikasi bisnis.
Manfaat dari Penutup Surat yang Profesional
Penutup surat yang profesional memiliki beberapa manfaat, antara lain:
- Menunjukkan sikap sopan dan menghargai penerima surat.
- Meningkatkan kesan profesional dan kepercayaan penerima surat kepada Anda.
- Memberikan kesan bahwa Anda memperlakukan komunikasi bisnis dengan serius.
- Mencerminkan citra positif perusahaan atau organisasi yang Anda wakili.
Komponen-komponen Penutup Surat Profesional
Penutup surat profesional memiliki beberapa komponen yang harus ada. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai fungsi masing-masing komponen tersebut:
Salam Penutup
Salam penutup merupakan ungkapan sopan yang digunakan untuk mengakhiri surat. Contoh salam penutup yang umum digunakan antara lain “Hormat saya”, “Salam hormat”, atau “Terima kasih”. Salam penutup menunjukkan rasa hormat dan sopan kepada penerima surat.
Tanda Tangan
Tanda tangan adalah tanda yang menandakan keabsahan surat dan keikutsertaan penulis dalam surat tersebut. Tanda tangan biasanya terdiri dari nama lengkap penulis yang ditulis dengan tangan. Tanda tangan mencerminkan tanggung jawab dan keaslian surat.
Nama
Nama merupakan identitas penulis surat. Nama penulis biasanya ditulis setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Nama penulis menunjukkan siapa yang mengirimkan surat tersebut.
Jabatan
Jabatan adalah posisi atau peran yang diemban oleh penulis surat dalam organisasi atau perusahaan. Penulisan jabatan setelah nama menunjukkan otoritas dan kredibilitas penulis surat. Jabatan dapat berupa “Direktur”, “Manajer”, atau jabatan lainnya.
Kontak
Kontak mencakup informasi yang dapat digunakan oleh penerima surat untuk menghubungi penulis. Informasi kontak yang biasa disertakan antara lain alamat email, nomor telepon, dan alamat kantor. Kontak memudahkan penerima surat untuk memberikan tanggapan atau melakukan komunikasi lebih lanjut.
Tips Menulis Penutup Surat Profesional
Hindari penggunaan bahasa informal
Gunakan bahasa yang formal dan sopan saat menulis penutup surat profesional. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau slang yang dapat merusak kesan profesionalitas surat Anda.
Gunakan bahasa yang sopan dan tegas
Pastikan penutup surat Anda menggunakan bahasa yang sopan dan tegas. Sampaikan pesan dengan jelas dan langsung tanpa mengambang atau ambigu.
Hindari kesalahan pengetikan
Periksa kembali penutup surat sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau tata bahasa yang terlewat. Kesalahan semacam ini dapat mengurangi kesan profesional surat Anda.
Periksa kembali penutup surat sebelum mengirimkannya
Selalu periksa kembali penutup surat Anda sebelum mengirimkannya. Pastikan tidak ada kesalahan, kesalahan pengetikan, atau kesalahan lain yang dapat merusak pesan yang ingin Anda sampaikan.
Contoh Penutup Surat Profesional
Contoh: “Hormat saya, [Nama], [Jabatan], [Kontak]”
Contoh penutup surat profesional tersebut merupakan sebuah penutup yang baik karena mengikuti format yang umum digunakan dalam surat-surat bisnis dan profesional. Dalam penutup tersebut, terdapat penggunaan kata “Hormat saya” yang menunjukkan sikap sopan dan menghormati penerima surat. Selain itu, penutup juga mencantumkan nama pengirim, jabatan, dan kontak yang memudahkan penerima untuk menghubungi pengirim jika diperlukan.
Ringkasan Penutup
Mengingat pentingnya penutup surat yang profesional, penting bagi kita untuk selalu memperhatikan komponen-komponen yang harus ada dalam penutup surat tersebut. Dengan memperhatikan salam penutup, tanda tangan, nama, jabatan, dan kontak, kita dapat memberikan kesan yang baik kepada penerima surat.
Jadi, pastikan penutup surat kita selalu mencerminkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail. Dengan demikian, kita dapat meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis kita dan memberikan kesan yang positif kepada penerima surat.
Seorang pekerja yang senang dalam menulis, aktif dalam organisasi pemuda-pemudi. Gemar membaca dan mengolah informasi publik. Penggemar kopi susu instan. Berpegang teguh pada keadilan. Pernah bekerja di instansi pemerintahan (tidak secara langsung) untuk merakap data dan informasi seputar gaji dan perpajakan.
